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Comment apprendre à être volontaire pour Braillenet ?


Bienvenue en tant que nouveau volontaire sur le projet. Vous ne maîtrisez pas encore toutes les compétences du volontaire idéal mais ça ne saurait tarder ! Allons-y par étapes et commençons par les outils de coordination et de travail collaboratif. Ensuite, nous étudierons les outils d'adaptation d'ouvrages, à proprement parler.

Les entretiens de démarrage

En devenant volontaire, vous rejoignez l'équipe du projet BrailleNet. Deux entretiens d'accueil vous sont proposés.

Un entretien avec Jean

Jean est consultant Wecena pour BrailleNet. Il fournit à BrailleNet les méthodes et outils pour pouvoir faire fonctionner de manière efficace l'équipe de volontaires, à distance. Il dirige également les recherches de nouveaux mécènes et de nouveaux volontaires. Il intervient comme consultant sur d'autres aspects du projet. Jean peut vous accueillir par téléphone (si ce n'est pas déjà fait) pour vous présenter le projet, le mode de fonctionnement, et l'importance de suivre ce tutoriel pour bien démarrer son volontariat.

Julien est un professionnel du livre, salarié de BrailleNet. C'est lui le chef de projet. Une fois que vous aurez terminé ce tutoriel et réussi le quiz qui y est associé (cf. à la fin), c'est auprès de Julien que vous travaillerez.

Julien, Jean et tous les volontaires du projet travaillent ensemble au quotidien. Ils ont pris l'habitude de se tutoyer entre eux et vous êtes invité à faire de même !

Sur Paris ?

Si vous êtes en région parisienne, vous pouvez rencontrer Julien dans les locaux de BrailleNet, à l'université de Jussieu (Paris). Si vous intervenez à distance, vous ferez sa connaissance par téléphone lors de nos réunions téléphoniques quotidiennes.

Mettez maintenant cela en pratique : si vous n'avez pas déjà eu un entretien téléphonique avec Jean , prenez contact avec lui sans attendre.

Le wiki

Cette section du site web est un wiki . Elle est modifiable par tous les volontaires inscrits. Une fois votre candidature de volontaire acceptée par BrailleNet, vous obtenez donc automatiquement la permission de modifier n'importe quelle page. Y compris celle-ci ! Le but du jeu, c'est que chacun puisse améliorer ces pages, signaler les problèmes qu'il rencontre ou proposer des solutions.

Voyons si vous avez compris... Sauriez-vous ajouter un petit message dans la liste ci-après ? Pour cela, cliquez sur l'onglet "Modifier" ci-dessus, ajoutez votre texte (indiquez votre prénom entre parenthèses, c'est plus vivant) puis validez en cliquant sur le bouton "Enregistrer". Attention : pour pouvoir accéder à cet onglet "Modifier", il faut d'abord se connecter sur le site avec son nom d'utilisateur et son mot de passe !

  • Bonjour à tous (Laurence)
  • Bonjour ! (Pascale)
  • Hello (Pascale)
  • bonjour (jean pierre)
  • Salut ! (jean)
  • Salutations (Ana María)
  • Coucou (Céline)
  • A vous de jouer! (Bruno)
  • Hello ( Brice)
  • Salut (Morgane)
  • Salutations (@livier)
  • Coucou! (Christine)
  • Bonjour à tous (Philippe)
  • Salut (David)
  • Bonjour (Sophie)
  • Demat (Lionel)
  • Bonjour les gens! (Denis)
  • Salut tout le monde (Xavier)
  • Bonjour de Grenoble
  • Hello everybody (Patrick)
  • Bonjour de Lyon (Matthieu)
  • Bonjour (Carole)
  • Salut à tous (jean-marc)
  • Bonjour à tous (Philippe)
  • Bonjour de Lille (Jérôme)
  • Bonjour de Paris (Jean-Baptiste)
  • Ici Nantes (Ludovic)
  • Bonjour (Christophe)

ça y est, vous savez améliorer le wiki. Pour en savoir plus, consultez la rubrique wiki .

Le gestionnaire de tickets

Qu'est-ce que c'est ?

C'est expliqué dans la page gestionnaire de tickets . En bref, c'est un outil web pour se répartir les tâches à accomplir, s'aider les uns les autres et savoir où on en est.

Voir les tickets

Lorsqu'on arrive sur le gestionnaire de tickets, il faut cliquer sur l'un des liens "Par Zone" (par exemple "Adaptation d'ouvrages, niveau très facile") ou "Par Etat" pour faire apparaître la liste des tickets de cette zone ou de cet état. La page d'accueil du gestionnaire de tickets n'affiche en effet que les tickets qui vous ont déjà été attribués (ou que vous vous êtes vous-même attribué).

Créer un ticket

La plupart des tâches de ce projet sont créées par Julien , ou par Jean . Les volontaires ne créent pas souvent de ticket, sauf pour signaler un problème, un défaut ou une amélioration possible dans notre manière de travailler.

Modifier un ticket

Une fois une tâche définie sous la forme d'un ticket, un volontaire en reçoit la responsabilité :

  • soit c'est quelqu'un de l'association qui l'attribue au volontaire en le mettant comme responsable de la tâche dans le gestionnaire de tickets
  • soit c'est le volontaire qui s'attribue lui-même le ticket et y ajoutant un message "je me charge de ce ticket"

A titre d'exercice :

  1. consulter le ticket numéro 1

  2. ajoutez-y une réponse en veillant également à choisir l'option "ré-ouvrir" pour réactiver ce ticket ; par exemple, votre message de réponse pourrait être "désormais, c'est moi qui me charge de ce ticket" et d'autre part à vous attribuer ce ticket (vous devenez responsable du ticket) en sélectionnant votre pseudo dans la liste des potentiels responsables du ticket,

  3. vérifiez que, suite à votre modification, le ticket est bien passé dans l'état "confirmed"

  4. modifiez à nouveau le ticket en cliquant sur "résoudre"

Ca y est, vous savez modifier un ticket. Dans tous les cas et quel que soit le responsable du ticket, n'importe qui peut ajouter des messages sur n'importe quel ticket pour aider à le résoudre, donner des conseils, participer à la discussion, ...

Attention à un détail : lorsque vous utiliserez le gestionnaire de tickets "pour de vrai" (pour adapter des livres), les changements d'état du ticket ne seront pas les mêmes que pour cet exercice. En effet, le ticket du livre à adapter sera initialement dans l'état "confirmed" et vous le passerez dans l'état "en cours de traitement" en cliquant sur l'option "démarrer le traitement". Et ce n'est pas vous, mais Julien , qui le passera au final dans l'état "résolu" (option "résoudre").

La mailing list

Peu après que votre candidature a été acceptée, vous devrez faire la démarche de vous abonner à la mailing list du projet. Il s'agit d'une liste publique et ouverte à tous. Au quotidien, elle sert à suivre toutes les opérations en cours dans ce projet.

S'abonner à la liste

Pour vous abonner à la liste, il suffit de remplir le formulaire d'abonnement (si jamais votre navigateur Web se plaint du fait que le certificat de sécurité de ce site Web n'est pas correct, vous pouvez cliquer sans risque sur "continuer quand-même")

en y indiquant :

  • votre adresse email (perso ou pro, comme vous voulez du moment que vous pouvez l'utiliser depuis votre lieu de volontariat)
  • votre prénom (et son nom si vous le souhaitez, sachant que c'est une liste publique)
  • un mot de passe pour pouvoir plus facilement vous désabonner quand vous le souhaiterez
  • en laissant bien sur "NO" l'option daily digest

A titre d'exercice... essayez maintenant de vous abonner à la liste ! Vous devriez recevoir un email de confirmation si votre abonnement a bien été pris en compte.

Trier les emails du projet

Si vous avez bien effectué l'exercice ci-dessus, vous devriez avoir reçu plusieurs autres emails automatiques : dès que quelqu'un modifie un ticket, cette modification est envoyée à tous les contributeurs du projet pour les tenir informés de l'avancement.

Ca fait beaucoup d'emails qui circulent. A chaque nouveau mail, il vous suffit d'y jeter un oeil rapide en vous posant les questions suivantes avant, éventuellement, de l'effacer :

  1. est-ce un mail direct ou bien via la mailing list ? Ceux de la liste ont tous [Wecena-braillenet] dans leur titre
  2. est-ce un mail automatique du gestionnaire de tickets ? Leur titre comporte [les tickets BrailleNet] et ils sont tous envoyés par le compte webmaster <at> wecena <point> com
  3. est-ce un mail sur un ticket qui me concerne ? Il faut regarder le contenu pour le savoir.

Une bonne pratique consiste à définir un filtre automatique dans son logiciel de messagerie, pour ranger automatiquement tous les mails de la mailing list dans un dossier de messagerie dédié. Cela permet de les lire plus tard et, éventuellement, de les conserver pour archive.

Envoyer un mail vers la mailing list

La mailing list est publique, archivée publiquement sur le web et connue des moteurs de recherche. Il est donc interdit d'y publier les ouvrages à adapter pour protéger les droits d'auteur. Par contre, il est vivement conseillé à d'y partager tout ce que vous avez à dire ou à demander sur le projet.

Si vous souhaitez répondre à un mail automatique du gestionnaire de ticket, le mieux est de cliquer sur le lien du ticket et d'y écrire votre réponse : elle sera automatiquement relayée sur la mailing list . Par contre, les pièces jointes que vous ajouterez au ticket (par exemple un livre en cours d'adaptation) ne seront jamais relayées sur la liste et resteront dans l'enceinte privée du gestionnaire de tickets . Pas de souci de ce côté-là.

Vous pouvez également, tout simplement, avoir envie de discuter par email avec les autres participants du projet. Il vous suffit alors d'envoyer un email directement à l'adresse wecena-braillenet <at> gna <point> org et d'attendre les réponses.

Voyons si vous avez bien compris. A titre d'exercice, envoyez un email à la liste pour saluer les autres participants et vous présenter en deux phrases !

Ca y est, vous savez utiliser la mailing list .

Le pointage

Pourquoi pointer ?

Chaque jour, le serveur wecena.com créé pour chaque volontaire une fiche de pointage. Le pointage permet de savoir combien de temps de travail chaque volontaire a consacré au projet et donc quelle valeur fiscale a la prestation offerte par la SSII mécène. Cette prestation est un don en nature. Grâce à la loi fiscale sur le mécénat, ce don génère pour la SSII une économie d'impôts. Et ce mécène s'est engagé à reverser à BrailleNet cette économie. Il s'agit donc d'un deuxième don, en cash cette fois-ci. Cet argent permet à BrailleNet de rémunérer Wecena pour son travail à ses côtés, en tant que conseil en conduite de projet collaboratif et assistance technique. Autrement dit "pointage => économie d'impôts => budget pour BrailleNet => assistance à la conduite de projet offerte par Wecena". Autrement dit, plus vous travaillez pour BrailleNet plus votre employeur donne d'argent à BrailleNet pour aider le projet à fonctionner, à s'améliorer mais aussi pour chercher des mécènes et volontaires supplémentaires !

Quand pointer ?

Le plus important, c'est que les fiches de pointages soient à jour au moins 5 jours avant la fin de chaque mois. En effet, ces pointages doivent ensuite être validés par BrailleNet de manière à pouvoir émettre un reçu fiscal le 1er jour de chaque mois. Et comme il n'est pas faisable de se souvenir du détail de ses activités par demi-journée sur 1 mois, il est demandé à chaque volontaire de remplir ses fiches de pointage au moins une fois par semaine.

Comment pointer ?

Une fois inscrit sur wecena.com en tant que volontaire actif auprès de BrailleNet, on voit en haut de la colonne de gauche de chaque page un encadré qui indique la fiche de pointage du jour (créée automatiquement à 1H du matin). Il suffit de cliquer dessus pour accéder au formulaire de ce rapport d'activité. On peut également retrouver la liste de tous les rapports d'activité à compléter en allant à cette adresse (à conserver en favori) : http://www.wecena.com/validation/pointages-en-retard/

Dans le formulaire quotidien de rapport d'activité, 3 champs sont obligatoires :

  1. une case "matinée travaillée ?" à cocher si et seulement si on a consacré la matinée au projet,
  2. une case "après-midi travaillée ?" à cocher si et seulement si on a consacré l'après-midi au projet,
  3. une case "activité" dans laquelle il faut saisir le titre du livre que vous adaptez (ainsi qu'un rappel du temps estimé par Julien pour cette adaptation) ou bien une description très brève de l'activité du jour ; par exemple "20.000 lieues sous les mers (1 j)" si on a travailllé sur ce livre et que Julien avait estimé que cela prendrait 1 jour, ou encore "congés" ou "hors wecena" ; dans le cas des journées non consacrées à BrailleNet, ne pas oublier de décocher les 2 cases "matinée travaillée ?" et "après-midi travaillée" ! L'estimation par Julien du temps que devrait prendre l'adaptation est indiquée dans le descriptif du ticket correspondant au livre. Si il n'y a pas d'estimation, ce n'est pas grave, n'indiquez que le titre au moment du pointage.

Faut-il pointer plus ou moins que la réalité ?

Si vous pointez plus de temps de travail que vous n'en consacrez en réalité au projet, alors vous empêchez un futur volontaire de venir rejoindre le projet car votre SSII mécène n'a qu'un budget limité à consacrer au projet. Vous limitez donc la valeur du wecena pour BrailleNet.

Si vous pointez moins de temps de travail que vous n'en consacrez réellement au projet, alors vous privez BrailleNet du budget qui lui permet d'acheter du temps de conseil et d'assistance à Wecena pour faire avancer le projet et aider à mieux accueillir et encadrer les volontaires.

La morale : ne pointez que les demi-journées ou journées que vous consacrer réellement au projet, ni plus ni moins.

En pratique

Dès demain, remplissez votre première fiche d'activité !

Les réunions de coordination et autres médias du projet

Il y a deux "réunions" de coordination (à distance) qui sont obligatoires pour les volontaires :

  1. une réunion permanente, en se connectant à Julien et à Jean via la messagerie instantanée Google Talk ou Jabber, de manière à pouvoir très facilement tchatter les uns avec les autres sans avoir à se déranger ou décrocher le téléphone...
  2. une réunion téléphonique quotidienne à 11H15, de 15 minutes environ (en fonction du nombre de participants), en appelant le 01 8014 0620 (puis code d'accès 708110# puis 1 pour confirmer) pour répondre simplement, chacun à son tour, aux trois questions suivantes :
    • Qu'est-ce que j'ai fait depuis la dernière réunion (hier après-midi et ce matin) ?
    • Qu'est-ce que je compte faire cet après-midi et demain matin ?
    • Quelles sont les difficultés que je rencontre ?

La réunion téléphonique nous permet également de discuter de ces difficultés pour voir comment on peut les résoudre au mieux. Dans ce cas, la réunion téléphonique se prolonge de quelques minutes. Lorsqu'il s'agit d'une difficulté nouvelle et qu'on trouve une solution en discutant ensemble, le volontaire concerné décrit sa difficulté sous la forme d'une question ("comment faire pour ...") ainsi que la solution trouvée ensemble. Ces questions et réponses sont mises dans la page d'accueil de ce wiki (foire aux questions) ou bien directement dans le tutoriel Comment adapter un livre pour BrailleNet ? .

Maintenant, passons à la pratique. Retroussez-vous les manches :

Connectez votre compte de messagerie instantanée

Les étapes :

  1. créez-vous un compte utilisateur chez Google (sauf si vous disposez déjà d'un compte utilisateur Google ou de type Jabber)

  2. installez sur votre ordinateur un logiciel client de messagerie instantanée compatible Google Talk, tel que Pidgin (avantage : il est également compatible MSN/Windows Live et autres) ou Google Talk et enregistrez-y les paramètres de votre compte Google ou Jabber

  3. avec ce logiciel, ajoutez Jean et Julien parmi vos contacts

  4. dès confirmation de l'acceptation de la mise en relation par Jean et par Julien faites-leur coucou en tchat pour vérifier que ça marche bien

  5. ajoutez les autres volontaires du projet parmi vos contacts en notant leurs coordonnées de messagerie instantanée à partir de leurs fiches de volontariat listées en bas de la page de description du projet.

  6. Indiquez votre identifiant de messagerie instantanée dans votre fiche de volontariat (onglet "Modifier" sur votre fiche) pour que les futurs volontaires puissent aussi vous trouver !

Vous êtes connecté à l'équipe projet via la messagerie instantanée, bravo ! N'hésitez pas à l'utiliser.

Allez plus loin dans la mise en relation, via les réseaux sociaux

Si jamais vous disposez d'un compte sur l'un des réseaux sociaux où Jean est présent (Facebook, Viadeo, Linked In, Identi.ca, Twitter, Windows Live), Jean vous invite à vous connecter à lui de manière à faciliter les échanges futurs. Les coordonnées de Jean sont dans la fiche " Jean " !.

Testez la conférence téléphonique

Votre téléphone est-il compatible avec notre système de conférence téléphonique ? Pour le savoir, il faut tester le numéro de conférence téléphonique indiqué ci-dessus.

Une fois le numéro composé, une voix vous invite à faire le code d'accès. Ceci nécessite que le mode "fréquence vocale" (également appelé mode "DTMF") de votre téléphone soit activé. C'est souvent le cas par défaut, sans qu'il soit besoin de faire un réglage spécifique. Dans ce cas, une voix vous demande de faire 1 pour confirmer et vous pouvez passer au paragraphe suivant. Mais si jamais le serveur téléphonique répète sans arrêt son message de bienvenue, c'est sans doute qu'il n'a pas "entendu" les touches de votre code d'accès et que le mode "fréquence vocale" n'est pas activé. Dans ce cas, il faut l'activer. Le code d'activation du mode fréquence vocale dépend du modèle de téléphone ou de centrale téléphonique que vous utilisez : demandez-le à l'accueil ou au service en charge de l'équipement téléphonique ! Chez Open à Lyon, par exemple, c'est le code *55

Après avoir confirmé (touche 1) votre code d'accès, vous êtes mis en conférence. Si vous êtes le premier à avoir composé ce numéro, alors vous devriez entendre une musique d'attente. Dès qu'une autre personne appelle ce même numéro, vous entendez un beep et êtes mis en conférence (vous pouvez essayer avec un deuxième téléphone). Vous pouvez librement utiliser ce numéro pour discuter à plusieurs dans le cadre du projet.

En cas de difficulté pour utiliser la conférence téléphonique, contactez Julien ou Jean via la messagerie instantanée.

Mettez à jour votre agenda

De manière à ne louper aucune des réunions téléphoniques quotidiennes, ajoutez à votre agenda électronique un évènement récurrent/quotidien à l'heure prévue. La réunion est courte et commence à l'heure pile.

Savoir que faire ...

... en cas de problème ?

Suivez les conseils de la page en cas de problème .

... pour bien terminer son intercontrat ?

Dès le premier jour de votre volontariat, suivez les conseils de la page Fin du volontariat .

... pour aider BrailleNet à 200%

Si vous avez choisi de devenir volontaire, ce n'est pas sans raison. Vous pouvez non seulement aider BrailleNet en adaptant et restructurant les livres pour la bibliothèque numérique (c'est ce que vous allez faire tout de suite après ce tutoriel), mais aussi en recrutant des volontaires en faisant connaître ce projet et le wecena à tous vos collègues, dans votre société et dans d'autres SSII.

Pour aider à mobiliser encore plus de volontaires :

  1. Allez voir vos collègues en intercontrat, racontez-leur ce que vous faites et incitez-les à se rendre utile pour BrailleNet : c'est facile, et c'est utile même si ce n'est que pour 48H d'intercontrat et sans aucun engagement de durée ; chaque livre adapté compte et peut faire une grande différence dans la vie d'un lecteur

  2. sur Facebook, cliquez sur le bouton "J'aime" de la page "Je préfère les SSII qui font du wecena !" puis invitez vos "amis Facebook" à faire de même (l'objectif est de faire connaître le projet le plus largement possible auprès d'autres SSII)

  3. ajoutez une signature automatique à tous vos emails avec une formule du type "Le sens du service, c'est aussi faire don de soi http://wecena.fr"

  4. découvrez d'autres manières de participer au wecena

Et, enfin, le travail d'adaptation des livres...

Bravo, vous avez terminé le tutoriel "Comment apprendre à être volontaire pour BrailleNet".

Maintenant,
il est temps de passer le quiz
" Suis-je un super volontaire ? ".

Allez-y !

Ensuite seulement, passez au tutoriel métier Comment adapter un livre pour BrailleNet ? .


Eléments contenus ici :

Quiz Suis-je un super volontaire ?
Vous avez suivi le tutoriel "Comment apprendre à être volontaire ?". Et maintenant, êtes-vous prêt à démarrer ? Etes-vous le volontaire idéal qui maîtrise toutes les compétences nécessaires pour bien travailler pour BrailleNet ? Passez ce quiz et vous le saurez.
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